Taakomschrijving Beheerder sportpark (SESD)

In de kelder:

• Schoonhouden kleedkamers, douches, toiletten, gang
• Onderhoud en kleine reparaties.
• Schoonhouden materiaalopslag,
• Onderhoud sportmaterialen.
• Signaleren noodzakelijk reparaties en vervanging sportmaterialen
• Regelmatig wassen van hesjes (eventueel extra wassen indien extra versmeerd)
• Prullenbakken legen

Begane grond:

• Schoonhouden bestuurskamer, commissiekamers, kantine, toiletten, gang
• Onderhoud en kleine reparaties
• Periodiek boenen van vloeren
• Signaleren noodzakelijk reparaties en vervanging sportmaterialen
• Prullenbakken legen

Buiten:

• Schoonhouden, opruimen tribune
• Prullenbakken legen
• Onderhoud en kleine reparaties buiten
• Aanvegen entree voorzijde (zand, modder, sigarettenpeuken etc)
• Onderhoud groenvoorziening rondom gebouw
• Regelmatige controle hek en afsluitbare poorten
• Onderhoud velden (in overleg met gemeente en Wedeo)
• Belijning velden
• Doelen onderhouden, plaatsen
• Controle ballenvangers
• Schoonhouden reclameborden (in de sproeiperiode afdekken)
• Tijdens het seizoen op vrijdag vlaggen ophangen en op maandag binnenhalen

• Dagelijks aansturen
• Werkzaamheden plannen
• Aanspreken op functioneren
• Signaleren knelpunten en aankaarten bij bestuur Sesd

Onderhouden contacten gemeente (afd sportzaken):

• Planning en werk- en kwaliteitsafspraken over onderhoud van velden
• Signaleren en melden gepleegde vernieling, afspraken maken over vervangingen
• Afspraken maken over belasting van velden (aantal uren)

Contacten Viod:

• Met wedstrijdzaken afspraken maken over planning en belasting trainingsvelden en wedstrijdvelden. De met de gemeente afgesproken belastbare uren zijn leidend.
• Bespeelbaarheid trainingsvelden en afkeuren van een trainingsveld zoveel mogelijk in overleg met wedstrijdzaken van Viod.
• Voorafgaande aan het seizoen stelt wedstrijdzaken de indeling van de trainingen en velden vast. De beheerder ontvangt hiervan een overzicht. Indien deze planning niet uitvoerbaar is of niet verantwoord (zie opmerking 1) treedt de beheerder met wedstrijdzaken in overleg. Bij (tussentijdse) structurele wijziging van deze indeling ontvangt de beheerder een nieuw overzicht. Het is de verantwoordelijkheid van de beheerder om er voor te zorgen dat wedstrijdzaken optimaal en actueel is geïnformeerd over de velden die niet gebruikt kunnen worden. In deze geldt opmerking 1 .
• Bij verschil van mening met Viod bepaalt de beheerder en informeert de beheerder het bestuur van Sesd.
• Bespeelbaarheid van de wedstrijdvelden i.v.m. wedstrijden is een bevoegdheid van de consul. Deze bepaalt. De beheerder is adviserend, doch niet bepalend. Bij verschil van mening meldt de beheerder aan bestuur van Sesd.Wedstrijdzaken jeugd en wedstrijdzaken senioren zorgen er voor dat de beheerder, direct na het vaststellen van het competitieprogramma voor het eerstvolgende weekend, of bij ingelaste wedstrijden (waaronder ook trainingswedstrijden) binnen een dag wordt geïnformeerd over de indeling op de velden en de indeling van de kleedkamers. De beheerder ontvangt van hen per e-mail een overzicht. Indien velden of kleedkamers om reden van onderhoud en/of belastbaarheid niet gebruikt kunnen worden maakt de beheerder dat zoveel mogelijk voorafgaande aan de wedstrijdplanning aan het wedstrijdsecretariaat kenbaar. Hierbij geldt het bepaalde in opmerking 1 en 2.
• Aanvragen voor het reserveren van ruimten (kantine, vergaderruimten, etc.) door VIOD-groepen voor vergaderingen, bijeenkomsten, feesten lopen via de beheerder. De beheerder houdt een planning bij en deelt op basis van die planning ruimten toe, waar mogelijk overeenkomstig de vraag, en regelt i.o.m. de kantinecommissie de eventueel noodzakelijke ondersteuning. De door de beheerder bij te houden planning hangt duidelijk waarneembaar in de gang naast de deur van de administratie. Indien ad-hoc van ruimten gebruik dient te worden en er zijn geen bijeenkomsten/vergaderingen e.d. in een ruimte gepland (te zien op de planning in de gang naast de deur van de administratie) zijn er geen bezwaren dat een Viod groep de ruimte gebruikt. De groep die de ruimte gebruikt maakt hiervan een vermelding op de planningslijst, zodat de beheer volledig over het gebruik van de ruimten geïnformeerd blijft.
• Bij de afweging om een ruimte toe te delen houdt de beheerder rekening met het belang van Viod als hoofdgebruiker van de accommodatie, dat altijd prefereert. De secretaris van het bestuur van Viod stuurt aan het begin van het seizoen aan de beheerder een overzicht van de geplande vergaderingen van bestuur en management, die de beheerder op de planning verwerkt. Dezelfde verantwoordelijk berust ook bij de managers bij het inplannen van structurele bijeenkomsten van het aandachtsgebied dat zij aansturen.
• De beheerder houdt er rekening mee dat op donderdagavond de bestuurskamer niet wordt ingedeeld en beschikbaar is voor bestuur en management van Viod die daar naar eigen inzicht gebruik van kan maken.
• Bij verschil van mening en/of knelpunten verwijst de beheerder naar de in deze functiebeschrijving opgenomen bepalingen en meldt het voorval aan het bestuur van Sesd.
• Houdt, naast en i.o.m. de verantwoordelijken van VIOD, mede toezicht op correct gebruik en gedrag van leden van VIOD in de accommodatie en op de velden tijdens trainingen en wedstrijden. De beheerder heeft de bevoegdheid leden van Viod hierop aan te spreken, echter indien dit leidt tot verder gaande discussie beperkt de beheerder zich tot de mededeling dat hij de misdraging zal melden bij het management van Viod. Hier geldt het bepaalde in opmerking 7.
• Misdragingen door leden van Viod (waaronder niet opruimen kleedkamers, velden, vergaderruimten, vernielingen etc) meldt de beheerder aan de manager facilitaire zaken van Viod die direct maatregelen zal nemen.

Contacten overige huurders:

• Verzoeken voor huur van (delen van) accommodatie in behandeling nemen.
• Offertes uitbrengen op basis van prijsstelling van Sesd
• Beoordelen en inplannen verhuuractiviteiten. (bepalend is dat huuractiviteiten nooit de belangen en activiteiten van Viod in negatieve zin beïnvloeden. De activiteiten ven Viod hebben altijd prioriteit).
• Regelt i.o.m. de kantinecommissie de eventueel noodzakelijke ondersteuning.
• Toezicht op huurder tijdens de activiteiten
• Factuur verzenden en kennisgeving aan penningmeester

• Ophalen post . Post voor Viod verspreiden in postbakken, post voor Sesd zelf in behandeling nemen en doorsturen aan Sesd bestuursleden
• Signaleren noodzakelijke vervangingen en bespreken met bestuursleden Sesd. Voor kleine reparaties is een bedrag aan kasgeld aanwezig. Voor grotere reparaties of noodzakelijke vervangingen offertes opvragen en bespreken met bestuur Sesd, die besluit over de aanschaf en/of vervanging